Подбор Секретаря
Первое, что сразу стоит уяснить. Секретарь - это не менеджер. И никогда им не был. Множество людей почему-то считает иначе, может от недостатка профессионализма, а может от недостатка, который будет серьёзнее, а может и был причиной так считать. Но проявим чувства такта и промолчим о нём, собственно, тон данной статьи начался достаточно сурово. Сбавим обороты и, всё-таки, разграничим обязанности офис-менеджера и секретаря.
Начнём с того, что офис-менеджер это в первую очередь специалист с высшим образованием и его обязанности шире, несмотря на то, что он является тоже частью административного персонала. Но если секретарь технический специалист, то офис-менеджер - это специалист управленческого блока. В его обязанности может входить управление административным персоналом, обеспечение жизнедеятельности офиса, работа над улучшением качества услуг, информационная обработка документов, участие в организации развития персонала, издании и оформлении распорядительных документов. И многое другое.
Отсюда следует, что требования, выдвигаемые к кандидатам данного звена, выше. По профилю они должны знать экономические основы, правовые аспекты, документооборот и основы управления персоналом.
Всё это относится к менеджерам. Но что можно сказать о аспектах поиска секретаря? Многим работодателям хочется навесить на работника массу функций не по назначению и касается такая участь не только секретариата. Стоит понять простую истину, чем четче и яснее должностные обязанности, тем стабильнее отдача и работоспособность самого сотрудника.
О функциях секретаря можно говорить в зависимости от профессиональной ориентированности. Допустим, если компания занимается строительством, то скорее всего понадобится высшее профильное, если простыми продажами, может подойти и толковый работник с средне-специальным образованием и знанием 1С.
И всё же, в первую очередь это лицо компании. Так как в основной функционал кандидата входит встреча клиентов и гостей, работа на телефона, организация встреч и совещаний, обработка корреспонденции. Так что кроме проф. пригодности придётся позаботиться, чтобы сотрудник обладал чёткой дикцией, грамотностью и не отталкивающими внешними данными. Не смотря на внешние данные и профессионализм, для работодателя чаще всего всё главными критериями будут личные качества и психологический портрет. Прямая коммуникация с окружающими людьми - неотъемлемая часть работы секретаря.
Так что часто верен вариант, когда отказывают не из-за недостатков соискателя, а из-за предпочтений руководителя.